| Главная » Файлы » Для вчителя » Інформатика | [ Добавить материал ] |
Access. Впорядкування, пошук та фільтрування даних в БД. Практична робота
| [ · Скачать удаленно (89 Kb) ] | 02.08.2010, 14:24 |
| Практична робота Тема Access. Впорядкування, пошук та фільтрування даних в БД. Мета Уміти створювати структуру таблиці, модифікувати її, вводи¬ти дані в таблицю. План 1. Створити структуру таблиці Оцінки. 2. Ввести дані в таблицю Оцінки. 3. Виконати дії над записами: вилучення, доповнення, сорту¬вання. 4. Модифікувати структуру таблиці і ввести нові дані. 5. Створити таблицю Телефони. 6. Створити таблицю Адреси. 7. Проаналізувати зв'язки між таблицями. Задача "Успішність" Створити базу даних з трьох таблиць: Оцінки (рис. 1), Теле¬фони і Адреси з даними для восьми-десяти осіб (учнів). Рис. 1. Зразок розв'язування задачі про успішність. Теоретичні відомості База даних (БД) — це значна кількість однорідних даних з конкретної предметної галузі, які зберігаються на комп'ютерних носіях. БД створюють, якщо є потреба регулярно опрацьовувати великі обсяги однорідної інформації: списки абітурієнтів чи студентів з їхніми оцінками, анкетні дані співробітників деякого закладу чи фірми, розклади руху різних видів транспорту, про¬позиції товарів на ринку чи облік матеріалів на складах тощо. Робота з БД складається з таких етапів: 1) створення структури БД; 2) введення даних; 3) редагування структури і даних; 4) відшукання інформації в БД; 5) оформлення звітів. Для виконання цих робіт є спеціальні програми, такі як Ac¬cess, FoxPro, dBase-системи та інші. Вони називаються системами керування базами даних (СКБД). В Access база даних — це файл з розширенням mdb, який містить дані у вигляді однієї чи декількох таблиць. Окрім таблиць, у файлі БД можуть бути такі об'єкти: форми, запити, макроси, модулі, які розглядатимемо далі. Розглянемо структуру таблиці (рис.50). Таблиця складається з рядків і стовпців. Рядки називаються записами. Запис містить інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Він складається з полів. Поле — це мінімальна (але найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетво¬рення тощо. Поле має ім'я, значення, характеризується типом і низкою властивостей. Нижче наведено приклади типів, назв і значень полів, які можуть зустрічатися в різних задачах. Назва поля Тип поля Значення поля Номер Лічильник 7 Прізвище Текстовий Боженко Телефон Числовий/Текстовий 972216 Дата Народж Дата 24.12.75 Меморандум MEMO текст про хобі Оклад Грошовий 290 грн. Нагороди Логічний має або немає Біографія Гіперпосилання текстовий файл Фотографія Об'єкт OLE графічний файл Посада Майстер підстановки інженер Назви полям дає користувач, назви типів є стандартні, а значення полів випливають зі змісту конкретної задачі. Розглянемо загальні властивості числового поля: розмір поля (байт, ціле, довге ціле, 4 байти, 8 байтів), формат (основний, грошовий, процентний, експоненціальний тощо), кількість десяткових знаків після коми, підпис поля, значення за замовчуванням, умова на значення, повідомлення про помилку введення, обов'язкове поле, індексоване поле. Наприклад, у випадку оцінок умова на значення поля може бути 2 or 3 or 4 or 5, а повідомлення у випадку помилки під час введення "Таких оцінок немає". Це повідомлення отримуватиме користувач, якщо він введе у таке поле як оцінку число 6 тощо. Отже, структура таблиці — це структура запису, тобто сукупність назв полів, їхніх типів та властивостей. Структуру ви¬значає користувач під час аналізу конкретної задачі. Рис. 2. Головне вікно бази даних в Access 97. Розглянемо, як створити базу даних, що складатиметься з однієї чи декількох таблиць. Для цього після запуску програми Access треба виконати таку послідовність команд: У вікні Microsoft Access увімкнути першу радіокнопку Нова (Blank) база даних => OK. Вибрати потрібну папку і надати назву файлові О Створити О В отриманому головному вікні бази даних активізувати закладку Таблиці О Створити. Якщо з програмою вже працювали раніше, то послідовність команд інша: Файл => Створити БД => На закладці Загальні вибрати піктограму Нова база даних => ОК і т.д... => Створити. Надалі суттєво не плутати назву файлу БД і назви таблиць, які є в БД. Назва файлу, наприклад studenty, відображається у рядку заголовка головного вікна БД (рис. 2, в Access 2000 це вікно має дещо інший вигляд), а назви таблиць — на закладці Таблиці. Є декілька способів створення таблиць: + режим таблиці; 4 конструктор таблиці; + майстер таблиці; Ф імпорт таблиці. Робота користувача складається з двох етапів: створення структури таблиці за допомогою конструктора і введення даних у таблицю в режимі таблиці. Найчастіше структуру створюють командою Конструктор таблиці. У режимі конструктора користувач задає: 4 назви полів методом введення назв; Ф тип даних методом вибору типу з запропонованого списку; Ф описи полів, які є необов'язковими; 4 властивості полів (лише у разі потреби) методом заповнення таблиці властивостей. У найпростіших БД достатньо задати назви полів і зазначити їхні типи, оскільки основні властивості фіксуються автоматично згідно принципу замовчування. Структуру будь-коли можна модифікувати. У раніше створену структуру нове поле вставляють командою Вставити => РЯДКИ. Виокремлене поле вилучають командою Редагувати => Вилучити РЯДКИ. Можна змінити порядок розташування полів, перетягуючи їхні назви вниз чи вгору. Після створення структури вікно конструктора треба закрити зі збереженням таблиці у файлі на диску з деякою назвою: Оцінки, Телефони тощо. Щоб увести дані в таблицю, її потрібно відкрити в режимі таблиці з головного вікна бази даних: Закладка Таблиці => Виберіть назву => Відкрити. Дані в таблицю вводять звичайно з клавіатури (або через буфер обміну). Зовнішньо таблиця подібна до електронної. Шири¬ну стовпців і висоту рядків змінюють методом перетягування роз-межувальних ліній. Для прискореного введення у поля даних, що є елементами деякого стандартного списку, наприклад, списку посад, назв міст тощо, у конструкторі таблиці для відповідного поля у типі даних потрібно увімкнути майстра підстановки і створити (ввести) спи¬сок даних. Цим списком можна користуватися у режимі введення даних у таблицю. Стовпці можна ховати чи показувати командою Формат => Заховати стовпець/Показати стовпець. Щоб деякі стовпці не зміщувались під час перегляду широкої таблиці, їх фіксують на екрані командою Формат => Зафіксувати чи вивільнити - Формат => Вивільнити всі стовпці. Між таблицями можуть бути встановлені зв'язки. Коли ви виконайте практичну роботу і побудуєте таблиці Оцінки, Телефони і Адреси, то зверніть увагу, що між таблицями Оцінки і Адреси можна встановити зв'язок по полю НОМЕР типу один до одного і тоді програма буде однозначно розуміти, яка адреса в деякого студента. Між таблицями Оцінки і Телефони можна встановити зв'язок по полю Прізвище типу один до багатьох. Тоді програма зможе автоматично визначити для даного студента всі його номери телефонів. Для налагодження зв'язків між таблицями призначена команда Сервіс <=> Схема даних. Налагоджувати зв'язки будемо під час виконання останньої роботи. Словник База даних База данных Database Створити Создать Create Таблиці Таблицы Tables Конструктор Конструктор Design View Ім'я поля Имя поля Field Name Тип даних Тип данных Data Type Опис Описание Description Властивості поля Свойства поля Field Properties Лічильник Счетчик AutoNumber Вигляд Вид View Майстер підстановки Мастер подстановки Lookup Wizard Умова на значення Условие на значение Validation Rule Повідомлення про помилку Сообщение об ошибке Validation Text Хід роботи 1. Запустіть програму для опрацювання бази даних Access. 2. Створіть нову базу даних з іменем файлу — вашим прізви¬щем: Прізвище. Діалогове вікно Access => Нова база даних => ОК. Виберіть свою папку (\\pk1\e\практика\(свій-клас)\(Своє-прізвище).mdb.) і дайте файлові назву => Створити. 3. Розгляньте головне вікно БД. Які закладки є у ньому? Активізуйте закладку Таблиці і виконайте команду Створити. 4. Виберіть режим конструктора таблиці. У вікні Нова таблиця виберіть режим Конструктор => ОК - від¬криється вікно конструктора з назвою Таблиця 1. 5. Утворіть структуру бази даних. Введіть назви полів і задайте їхні типи: Номер (лічильник або числовий), Прізвище (текстовий), Ім'я (текстовий), Мат (число¬вий), Інф (числовий), Фіз, Літ, Мова (числовий). Назви типів вводити не потрібно, клацніть у полі типу і користу¬йтеся списком типів, а також вертикальним прокручуванням робо¬чого поля вікна конструктора, щоб переглянути всю структуру. Для поля Мат задайте властивості: умову на значення та повідом¬лення у разі помилки. Текст повідомлення придумайте, самі. 6. Закрийте вікно конструктора таблиці (але не переплутайте з вікном Access) і збережіть структуру таблиці на диску з деякою назвою, наприклад, Оцінки. Файл => Закрити => Так => Замість назви Таблиця 1 введіть назву Оцінки => ОК. Відмовтеся поки що від ключового поля (натисніть на кнопку Ні). 7. Відкрийте створену таблицю для введення даних. У головному вікні БД виберіть таблицю Оцінки і натисніть на кнопку Відкрити . 8. Уведіть у таблицю дані (10 хвилин). Якщо потрібно, зменшіть ширину стовпців. Спробуйте у поле Мат ввести неправильне значення оцінки. Закрийте вікно з повідом¬ленням про помилку і введіть правильне значення оцінки. 9. Заховайте перший стовпець. 10. Поновіть перший стовпець на екрані. 11. Вилучіть другий запис з таблиці. 12. Доповніть таблицю ще двома записами. Записи додаються в кінці таблиці. 13. Увімкніть панель інструментів Таблиця, якщо вона вимкнена. Вигляд => Панелі інструментів => Таблиця. 14. Упорядкуйте введені записи за зростанням значень деякого поля. Виокремте поле, клацнувши на назві, наприклад Прізвище, і натисніть на стандартній панелі на кнопку Впорядкування (Сортування) за зростанням. Зауважимо, що в деяких російсько¬мовних версіях програми впорядкування текстових даних від¬бувається неправильно. 15. Упорядкуйте записи за спаданням значень поля Мат, а пізніше — за зростанням значень поля Номер. 16. Модифікуйте структуру таблиці. Перейдіть у режим конструктора структури. Для цього натисніть на кнопку ВИГЛЯД або виконайте команду ВИГЛЯД => Конструктор. Змініть назву першого поля — напишіть її великими буквами: НОМЕР. Зауважимо, що в dBase-системах зміна назви поля веде до втрати даних, а в цій програмі — ні. 17. Закрийте свою таблицю, зберігаючи дані на диску. 18. У тій же базі даних створіть другу таблицю з назвою Телефони, яка міститиме номери телефонів тих же студентів. Повторіть дії, описані в пунктах 3-8. Структура таблиці має складатися з таких полів: числового поля НОМЕР і текстових полів Прізвище, Ім'я, Місто, Телефон, Типтел (зі значеннями: домашній, мобільний, батьків). У конструкторі для типу поля Типтел увімкніть майстра під¬становки і задайте режим Буде введено фіксований набір Значень, натискайте на кнопку Далі і введіть один стовпець з трьох значень: домашній, мобільний, батьків. Перейдіть у режим таблиці і заповніть таблицю даними. Під час введення даних вручну стежте за відповідністю між номерами і прізвищами студентів у двох таблицях. Щоб не вводити одні і ті ж дані двічі, значення перших трьох полів таблиці Оцінки скопіюйте в буфер обміну і вставте їх у таблицю Телефони. Дані у таблицю введіть так, щоб записів, що стосуються одного студента, була різна кількість: 1, 2 або 3, — залежно від кількості контактних телефонів. Для цього вставте додаткові записи для студентів, які мають декілька контактних телефонів. Поле Типтел заповнюйте, користуючись створеним списком. Впорядкуйте таблицю за зростанням значень у полі НОМЕР або Прізвище. Закрийте таблицю зі збереженням на диску. 19. Створіть третю таблицю з назвою Адреси, яка міститиме адреси тих же осіб. Структура таблиці має складатися з трьох полів: числового НОМЕР і текстових Місто і Вулиця. Заповніть таблицю даними. 20. Закрийте базу даних зі збереженням на диску. Закінчіть роботу. Контрольні запитання 1. Що таке база даних? 2. Яке призначення програми Access? 3. З яких об'єктів складається файл бази даних? 4. Що таке запис? 5. Наведіть приклади баз даних. 6. Які є способи створення таблиці в базі даних? 7. Що таке структура таблиці бази даних? 8. Які є властивості полів? 9. З яких структурних елементів складається таблиця бази даних? 10. Які об'єкти може містити файл бази даних? 11. Що таке база даних в Access? 12. Яке призначення баз даних? 13. Що таке поле? 14. Наведіть приклад запису. 15. Які є типи полів? 16. Як створити структуру бази даних? 17. Що означає модифікувати структуру бази даних? 18. Як ввести дані у базу даних? 19. Які закладки має головне вікно БД? 20. Як сховати чи показати стовпці в таблиці? 21. Що таке умова на значення поля? 22. Як вставити нове поле в структуру? 23. Для чого призначене повідомлення про помилку введення? 24. Як упорядкувати записи в таблиці? 25. Яке призначення конструктора таблиці? 26. Як вилучити поле зі структури таблиці? 27. Як ввести в таблицю новий запис? 28. Які види сортування вам відомі? 29. Як змінити назву поля в таблиці? 30. Як збільшити шрифт під час введення даних у БД? 31. Наведіть приклади значень числового і грошового полів. 32. Яким способом задають тип поля? Які є типи полів? 33. Яка різниця між назвою файлу БД і назвою таблиці цієї БД? 34. Що таке майстер підстановки? 35. Яка різниця між записом і полем? | |
| Просмотров: 533 | Загрузок: 129 | | |