Зміст матеріалу: Основні відомості, призначення та завантаження редактора. Файли даних. Структура типового вікна. Типи даних. Робота з файлами. Введення, редагування та опрацювання табличної інформації. Функції у формулах. Робота з клітинками та їх форматування. Виділення та редагування діапазону клітинок. Бази даних в Excel: створення списків, використання форм, фільтрів, сортування та пошук даних, використання команди Підсумки, зведені таблиці. Побудова та редагування діаграм. Вставка малюнків. Друкування листів.

Основні відомості призначення та завантаження
Бухгалтер, економіст, інженер чи приватний підприємець повсяк¬денно працює з інформацією, яка наведена у вигляді таблиць даних як текстового, так і числового типу. Для табличних розрахунків характерні порівняно прості формули і великі обсяги даних. Якщо вихідних даних небагато і розрахунок за табличною формою є разовим, то можна вико¬ристати мікрокалькулятор. Однак якщо подібні розрахунки є постійни¬ми чи супроводжуються великими обсягами даних, то працівник, який їх виконує, стає неуважним, втомлюється, і, як наслідок, робить помилки. Аналіз великої кількості даних, що пов'язані між собою складними за-лежностями, потребує надзвичайної ретельності та чималих затрат ча¬су. Швидке створення, заповнення, оформлення та друкування таблиць у зручному вигляді, відшукання сум чи середніх значень чисел, розміще¬них у стовпцях або рядках таблиці, та складніший аналіз даних - це ті за¬вдання, які найліпше вирішувати за допомогою табличного процесора.
Табличні процесори (інші терміни - електронні таблиці або табличні редактори) - незмінний атрибут програмного забезпечення персонально¬го комп'ютера. Електронна таблиця є універсальним засобом для авто¬матизації розрахунків над табличними даними. Її створюють у пам'яті комп'ютера, потім її можна переглядати, змінювати, записувати на магнітний чи оптичний диск для зберігання, друкувати на принтері. На екрані дисплея електронна таблиця подається у вигляді матриці, що складається зі стовпців та рядків, на перетині яких утворені клітинки. Стовпці і рядки мають ідентифікатори: стовпець – назву, рядок - номер, тому кожну клітинку можна визначити єдиним спосо¬бом. У клітинках розміщують такі типи даних: числа, тексти і математичні формули.
За допомогою табличних процесорів можна не тільки автоматизувати розрахунки, а й ефективно проаналізувати їхні можливі варіанти. Змі¬нюючи значення одних даних, можна спостерігати за змінами інших, що залежать від них. Такі розрахунки виконуються швидко і без помилок, надаючи користувачу за лічені хвилини велику кількість варіантів розв'я¬зання задачі. Усе це дає підстави вважати електронну таблицю обов'язко¬вим елементом інженерної, управлінської й наукової діяльності.
Можливості Excel набагато більші, ніж розуміють під терміном таб¬личний процесор. Опрацювання тексту, статистичний аналіз та прогно¬зування, ділова графіка, керування базами даних - програма настільки потужна, що у багатьох випадках перевершує спеціалізовані програми - текстові редактори чи системи керування базами даних.
Поряд із такими простими завданнями, як підготовка числових, тек¬стових та змішаних таблиць, оформлення найрізноманітніших бланків, наведення результатів у формі ділової графіки, за допомогою Excel ви¬рішують набагато складніші проблеми. Наприклад, використовуючи цю програму, на підприємстві можна розраховувати податки і заробітну плату, вести облік кадрів і витрат, планувати виробництво та керувати збутом. А потужні математичні та інженерні функції Excel дають змогу розв'язувати багато задач у галузі природничих та технічних наук.
Для запуску програми Ехсеl слід виконати команду Пуск/Программы/Місrosoft Office/ Місrosoft Ехсеl, після чого на екрані з’явиться вікно редактора Ехсеl.
Вікно містить ряд типових елементів (див.мал 1)

мал.1
Рядок заголовка містить назву програми “Місrosoft Ехсеl”. Крайня ліва кнопка є кнопкою виклику управляючого меню. Праворуч розміщені відповідно кнопка згортання, розгортання/відновлення та закриття вікна.
Рядок меню розміщується під рядком заголовка і включає такі пункти:
Файл — робота з файлами книг (створення, збереження, відкриття файлів, друкування файлів книг); Правка — редагування книг; Вид — перегляд та зміна вигляду книг; Вставка — вставка у аркуші книг малюнків, діаграм та ін.; Формат — форматування книг (встановлення параметрів, форматів таблиць); Сервис — сервісні функції (встановлення параметрів настройки Ехсеl); Данные — робота з базами даних; Окно — робота з вікнами книг; Справка — виклик довідкової інформації.
Кожний пункт меню має вертикальне підменю. Відкрити меню зручніше за допомогою миші, встановивши курсор на потрібному пункті меню і натиснувши ліву кнопку.
При виборі пункту підменю в нижньому рядку екрана роз’яснюється його призначення в рядку стану.
Слід зазначити, що назви деяких пунктів підменю мають сірий колір. Це означає, що такі пункти в даний момент недоступні.
Ви¬конання більшості основних команд мож¬на ініціювати, окрім вибору в рядку меню, ще двома способами: натисканням на відповідну кнопку панелі інструментів або комбінацією "гарячих" клавіш. Можна використовувати також команди контекстного меню, яке відкри¬вається після натискання на праву кнопку мишки і містить переважно найуживаніші команди (див.мал.2).
мал.2
Користувач має змогу відмінити останню введену команду, виконавши команду Правка/Отменить.
Панелі інструментів
Під рядком меню розміщуються панелі інструментів. Панель інструментів — це рядок кнопок, при натискуванні на які виконується певна дія. Для натискування кнопки слід клацнути мишею по кнопці. При фіксації курсору миші на кнопці під нею з’являється її назва, а в рядку стану — коротка довідка про призначення кнопки. За замовчуван¬ням Ехсеl виводить на екран панелі інструментів Стандартная і Форматирование. Деякі панелі інструментів виводяться на екран автоматично при виконанні певних дій (так, наприклад, панель інструментів Диаграмма виво¬диться при побудові діаграм).
Рядок формул
Під панеллю інструментів розміщується рядок формул. У його лівій частині відображається адреса активної клітинки, у правій - вся інформація, яка введена в активну клітинку.
Рядок стану
Цей рядок розміщується у нижній частині вікна Ехсеl. У цей рядок виводиться інформація про хід виконання деяких операцій.

Вікна книг. Робота з аркушами книг

Документи, що створюються у середовищі Ехсеl, називають книгами. Кожна книга складається з листів таких типів: робочі листи або просто листи; листи діаграм.
Робочі листи — це електронні таблиці, що складаються з колонок і рядків. Максимальне число колонок таблиці — 256, рядків — 65536. Колонки позна-чаються зліва направо літерами: перші 26 — літерами А … Z, наступні 26 –літерами АА—АZ і так далі до останньої, 256 колонки, яка позначається літерами IV.
Рядки позначаються зверху вниз цифрами від 1 до 65536. На перетині колонки і рядка розміщуються клітинки. Позначення (адреса) клітинки скла¬дається з назви колонки та номера рядка.
В Ехсеl може одночасно існувати кілька вікон книг. У кожний момент часу одне з вікон є активним, воно виводиться на перший план і може закривати інші вікна.
Основне поле вікна містить такі елементіи:
1) Рядок заголовока включає ім’я книги, ліворуч від імені розміщена кнопка виклику управляючого меню, праворуч розміщені відповідно кнопки згортання, розгортання та відновлення і закриття вікна.
2) Список листів книги розміщується ліворуч у нижньому рядку вікна. Цей список містить імена листів (автоматично завантажуються 3 листи книги). Якщо книга включає багато листів, то список можна гортати за допомогою смуг прокрутки, які розміщені ліворуч від списку. За замовчуванням робочим листам присвоюється ім’я Лист…, а листам діаграм — ім’я Диаграмма …. Один із листів книги є активним.
Під рядком заголовка вікна роз¬міщується 3) електронна таблиця активного листа. Електронна таблиця містить назви колонок і номера рядків, на перетині яких утворені клітинки.
4) Горизонтальну і вертикальну смуги прокрутки.
Одна з клітинок таблиці виділена темною прямокутною рамкою. Це так званий табличний курсор. Колонку, рядок і клітинку, в якій знаходиться табличний курсор, називають відповідно активною колонкою, активним рядком і активною клітинкою. Адреса активної клітинки виводиться у рядку формул.
Табличний курсор можна переміщувати по таблиці за допомогою клавіш керування курсором або за допомогою курсору миші.
Користувач може зробити активним будь-який лист книги.

Створення і збереження файлів книг
Для створення нового файла книги можна виконати команду Файл/Создать або натиснути кнопку Создать на панелі інструментів Стандартная.
При натискуванні кнопки Создать панелі інструментів Стандартная ство-рюється нова книга з іменем Книга 1 (якщо книга з іменем Книга 1 уже відкрита, то створюється книга з іменем Книга 2 і т.д.).
Збереження файла
У меню Файл є п’ять команд, які дозволяють зберегти файл: Сохранить, Сохранить как, Сохранить рабочую область, Закрыть і Выход. Кожна з цих команд має свою специфіку. Команду Сохранить как звичайно використовують при першому збереженні файла, а команду Со¬хранить для збереження змін у існуючому файлі. При виборі команд Закрыть або Выход Ехсеl завжди запитує про необхідність збереження змін.
При першому збереженні файла відкривається вікно діалогу Сохранение документа, де можна вказати ім’я і тип файла, а також ім’я папки, у якій буде збережено файл. Якщо тип файла не вказано, то Ехсеl за замовчу¬ванням встановлює розширення .xls.
Для збереження файла під іншим іменем слід використовувати команду Файл/Сохранить как.

Відкриття та закриття файлів

Для відкриття файлів використовують команду Файл/Открыть або кнопку Открыть панелі інструментів Стандартная. При цьому відкривається вікно діалогу Открытие документа, яке містить список файлів, що зберігаються у поточній папці. Для відкриття файла слід виділити його у списку або ввести ім’я файла в поле Имя файла і натиснути кнопку Открыть.
Закриття файла
Після завершення роботи з таблицею можна закрити файл командою Файл/Закрыть (при виконанні цієї команди вікно книги очиститься) або натиснути кнопку Закрыть рядка заголовку вікна книги.

Перегляд і друкування книг

Поділ листів на сторінки
Ехсеl автоматично розділяє лист на сторінки по вертикалі та горизонталі, якщо виконати команду Сервис/Параметры і на вкладинці Вид встановити прапорець Авторазбиение на страницы. Після натиснення кнопки ОК на екрані з’являться вертикальні і горизонтальні роздільники сторінок (штрихові лінії).
Встановлення параметрів сторінок
Для встановлення параметрів сторінки слід виконати команду Файл/Параметры страницы. При цьому відкривається вікно діалогу Параметры страницы, яке має ряд вкладинок.
Вкладинка Страница дозволяє (див.мал.3):
мал.3
■ у рамці Орієнтація задають орієнтацію друкованої сторінки: книж¬на - поздовжня, альбомна - поперечна;
■ у рамці Масштаб можна змінити масштаб друкованого фрагмента;
■ у полі Розмір паперу визначають розміри сторінки, на яку виводитиметься друкований фрагмент;
■ у полі Якість друку - якість друкування;
■ у полі Номер першої сторінки задають номер для першої сторінки, що друкуватиметься;
■ за допомогою кнопки Друк... відкривають однойменне діалогове вікно для задавання параметрів друкування і власне друкування;
■ кнопка Перегляд дає змогу переглянути сторінки перед їх друкуванням;
■ кнопка Параметри... призначена для зміни параметрів принтера.
На вкладинці Поля задають відступи від країв друкованої сторінки (мал.4):
мал.4

Вкладинка Колонтитулы призначена для роботи з колонтитулами (мал.5):
Застосувати один із вбудованих колонтитулів можна за допомогою списків Верхній колонтитул для розміщення у верхній частині сторінки або Нижній колонтитул для розміщення внизу сторінки.

мал.5

Вкладинка Лист дозволяє задати діапазон друку, послідовність виводу сторінок на друк (мал.6):
мал.6

Попередній перегляд
При попередньому перегляді Ехсеl видає на екран зображення листів у тому вигляді, в якому вони будуть друкуватись на папері. Для переходу в режим перегляду слід виконати команду Файл/Предварительный. При цьому відкривається вікно діалогу Предварительный просмотр. У вікні зображується одна чи декілька сторінок листа, що друкується.
Друкування листів
Для друкування слід виконати команду Файл/Печать. При цьому відкривається вікно діалогу Печать, в якому можна вибрати ряд елементів (мал.7). Друк розпочнеться після натиснення кнопки ОК.

мал.7
Введення і редагування даних

Для введення або редагування даних у яку-небудь чарунку таблиці слід зробити цю чарунку активною. Перед введенням можна вибрати шрифт його розмір, а також стиль написання. Вводити дані в активну чарунку можна безпосередньо у полі самої чарунки (для цього слід клацнути двічі мишею по чарунці) чи в полі рядка формул (для цього слід клацнути мишею по рядку формул). При цьому курсор набирає вигляду вертикальної риски, яку можна переміщати за допомогою клавіш керування курсором або за допомогою курсора миші. Після введення символу курсор переміщується на одну позицію праворуч. Для вилучення символу у позиції курсора слід натиснути клавішу Del, а символу ліворуч від курсора — клавішу Backspase. Натискування клавіші Епtеr завершує введення та редагування даних у чарунці, а клавіші Еsс — відміняє команду.
Відновити попередній вигляд чарунок можна також командою Правка/Отменить, але це потрібно зробити до подачі інших команд.
При натискуванні клавіші Епtеr табличний курсор переміщується на одну чарунку вниз.
Типи даних
Чарунка може бути порожньою або містити один з таких типів даних:
- число, включаючи дату і час;
- текст;
- формула.
Можливі такі основні форми числа: ціле, дійсне, дробове. Для цілого числа допустимо використовувати цифри 0 … 9, а також знаки + і -. Дійсне число включає додатково крапку, яка розділяє цілу і дробову частини. Для введення дробового числа слід ввести цілу частину числа, потім символ пропуску, далі чисельник, символ / і знаменник. Якщо ціла частина числа відсутня, то слід ввести на її місце 0. Дата вводиться у форматі ДД/ММ/РР, а час – у форматі ГГ:ХХ:СС.
У стандартному форматі в чарунці розміщується вісім символів. Якщо зображення числа містить більше ніж вісім символів, то воно округлюється.
Якщо дані вводяться не у форматі числа, то Ехсеl сприймає їх як текст. Якщо Ехсеl може інтерпретувати введені дані як число або формулу, то даним має передувати апостроф (наприклад, ‘1234). Якщо введений у чарунку текст довший, ніж ширина чарунки, то він розповсюдиться вправо на сусідні чарунки, якщо вони порожні. Якщо сусідні справа чарунки не порожні, то текст на екрані урізається, однак у пам’яті комп’ютера цей текст зберігається повністю.
Формула починається із символу “=” і являє собою сукупність операндів, з’єднаних знаками операцій і круглих дужок. Операндом може бути число, текст, логічне значення, адреса чарунки, функція. В полі чарунки після введення формули може відображатись або формула, або значення, обчислене за формулою.
Після введення першого ж знака у формулу в рядку формул з'являються три кнопки. Кнопка, на якій зображений червоний символ X, є аналогом кнопки Скасувати, √ із зеленою галочкою, аналог клавіші Enter, а з символом fx - кнопка виклику майстра введення функцій (мал.8).

мал.8
За замовчуванням Ехсel вирівнює вміст клітинки по нижньому краю, при цьому текст — по лівій межі колонки, число — по правій. Користувач може змінити ці установки, виконавши команду Формат/Ячейки, використовуючи вкладку Выравнивание. Крім опцій горизонтального і верти¬кального вирівнювання, ця вкладка дозволяє встановити переноси слів у клітинках, а також встановити орієнтацію тексту.
Розміри колонок і рядків
Зручніше змінювати розміри колонок і рядків за допомогою миші. Для цього слід встановити курсор миші на праву межу колонки (на нижню межу рядка) і перемістити мишу до потрібних розмірів при натиснутій лівій кнопці.
Використання формул
Формула — це сукупність операндів, з’єднаних між собою знаками операцій і круглих дужок. Операндом може бути число, текст, логічне значення, адреса клітинки, функція. У формулах розрізняються ариф¬метичні операції і операції відношень. Ехсеl допускає: арифметичні операції + — додавання, - — віднімання, * — множення, / — ділення, ^ — піднесення до степеня; операції відношень > — більше, < — менше, = — дорівнює, <= — менше або дорівнює, >= — більше або дорівнює, <> — не дорівнює.
Арифметичні операції і операції відношень виконуються над числовими операндами. Над текстовими операндами виконується єдина операція & (амперсанд), яка до тексту першого операнда приєднує текст другого операнда. Текстові конс¬танти у формулі обмежуються подвійними лапками. При обчисленні формули спочатку виконуються операції у круглих дужках, потім арифметичні опера¬ції, за ними — операції відношень.

Посилання на клітинки
Як відомо, адреса клітинки включає назву колонки і номер рядка. Адреси клітинок можна використовувати у формулах. Можливі відносні, абсолютні і змішані посилання.
Посилання, яке включає назву колонки і номер рядка, є відносним. В абсолютних посиланнях перед назвою колонки і номером рядка стоїть символ $. У змішаних посиланнях абсолютною є назва колонки і відносною — номер рядка або навпаки (наприклад, $А1, А$1). У формулі можуть бути посилання на діапазон клітинок. Діапазон може бути тільки прямокутним. Вказуючи діапазон клітинок, задається адреса верхньої лівої клітинки і через двокрапку — адреса нижньої правої клітинки.
Функції
Ехсеl містить більше ніж 400 вбудованих функцій. Функція має ім’я і список аргументів у круглих дужках. Аргументами можуть бути числові та текстові константи, клітинки, діапазони клітинок.
Ввести функції у формулу можна вручну або виконати команду Вставка/Функция. При цьому відкривається діалогове вікно Мастер функций – шаг 1 из 2, в якому можна вибрати категорію функцій. При виборі категорії в поле Функция виводиться список функцій даної категорії. У цьому списку можна вибрати потрібну функцію. У цьому ж вікні виводиться короткий опис функції (мал.9).
мал.9
Після вибору функції слід натиснути кнопку ОК, у результаті чого відкривається вікно, в якому можна вказати аргументи функції. У полі Значение виводиться значення функції при вказаних аргументах (мал.10).

мал.10
Після натискування кнопки ОК формула вставляється в активну клітинку.

Робота з клітинками таблиці
Якщо у різних клітинках таблиці повинні міститись однакові дані, то немає потреби щоразу їх заново вводити - достатньо скористатись по¬тужними засобами Excel для автоматичного заповнення та обміну да¬ними. Скажімо, вміст виділеної ділянки можна вилучати або копіювати в буфер обміну командами Правка/Вырезать та Правка/Ко¬пировать чи відповідними кнопками панелі інструментів Стандартна з тим, щоб потім мати змогу вставити у потрібне місце таблиці командою Правка/Вставить.
Копіювати або переносити інформацію зручно за допомогою мишки, курсор якої на полі робочого аркуша може набувати, окрім звичайного вигляду "білий хрест", ще два: "чорний хрест" та "стрілка". Вигляд кур¬сору "стрілка" дає змогу "захопити" виділену ділянку або клітинку і перемістити її в інше місце. Якщо ж утримувати натиснутою ще й клавішу Ctrl, то дані копіюватимуться. У сусідні клітинки дані зручніше копіювати курсором мишки "чорний хрест" (коли курсор розміщений у правому нижньому куті). Якщо ж клавішу відпустити, то у випадку, коли вмістом виділеної ділянки є чис¬ла, Excel будуватиме зростаючий або спадний ряд.
Для вставлення у таблицю нових рядків використовують команду Вставка/Строки, стовпці вставляють аналогічно командою Вставка/Столбцы.

Форматування клітинок
Для задання параметрів форматування клітинок використовують ко¬манду Формат/Ячейки, яка активізує діалогове вікно з шістьма вкладинками: Число, Выравнивание, Шрифт, Граница, Вид і Защита.
У вкладинці Число (мал.11) задають формат зображення даних у актив¬ній або виділених клітинках таблиці. Для цього у списку Числовые форматы треба вибрати відповідну категорію форматів, а у полях праворуч задати параметри, спостерігаючи за результатом їх застосування у рамці Образец.
мал.11

Вкладинку Выравнивание використовують для задавання опцій вирів-нювання вмісту клітинок (мал.12). На ній потрібно:
- у полі по горизонтали задати спосіб горизонтального вирівнювання;
- у полі отступ - відступ тексту від лівого краю клітинки;
- у полі по вертикали - спосіб вертикального вирівнювання;
- у рамці Ориентация - напрям тексту;
- увімкнути опцію переносить по словам, якщо потрібно розмістити текст клітинки у кількох рядках;
- увімкнути опцію автоподобор ширины для автоматичної зміни розміру шрифту так, щоб текст завжди вміщався в одному рядку клітинки;
- увімкнути опцію объединение ячеек для об'єднання виділених клі¬тинок в одну.
мал.12

У вкладинці Шрифт задають параметри шрифта (мал.13):
- у полях Шрифт, Начертание та Размер відповідно гарнітуру, на-креслення та розмір;
- у полі Подчеркивание - стиль підкреслення;
- у полі Колір - колір тексту.

мал.13
У вкладинці Граница задають межові лінії для виділених клітинок (мал.14):
- у рамці Линия визначають тип та колір межових ліній;
- у рамці Все - загальний шаблон застосування вибраних ліній;
- у рамці Отдельные - для застосування вибраних ліній до оформлен¬ня окремих меж можна використовувати піктограми або натискання мишкою на потрібних елементах у віконці.

мал.14
У вкладинці Вид (мал.15) визначають спосіб затінювання клі¬тинок:
- у полі Цвет - колір;
- у полі Узор - спосіб та колір затінення.

мал.15

Нарешті, у вкладниці Защита (мал.16) задають режим захисту клітинок:
мал.16

Виділення діапазону клітинок
Більшість команд Ехсеl оперують з актив¬ною клітинкою або виділеним діапазоном клітинок.
Для виділення діапазону клітинок слід натиснути курсор на верхній лівій клітинці і протягнути курсор при натиснутій лівій кнопці миші до правого нижнього кінця таблиці. Виділений діапазон включає адресу лівого верхнього і правого нижнього кутів діапазону клітинок, розділених двокрапкою.

Редагування виділеного фрагменту
Виділений фрагмент можна вилучити, очистити, перемістити, скопіювати. При цих операціях часто використовують буфер обміну.
Вилучити виділений діапазон клітинок можна за допомогою команди Правка/Удалить. Вилучений діапазон при цьому у буфер не заноситься.
Очистити виділений діапазон можна командою Правка/Очистить.
Для переміщення виділеного діапазону клітинок слід послідовно виконати команди Правка/Вырезать і Правка/Вставить. Якщо діапазон переміщується на місце клітинок, що містять дані, то дані у цих клітинках замінюються вставленими. Клітинки при цьому не зсуваються.
Для копіювання виділеного діапазону клітинок слід послідовно виконати команди Правка/Копировать і Правка/Вставить.
Дії, які при цьому виконуються, аналогічні діям при переміщенні діапа¬зону, але початковий діапазон залишається.
Швидко змінити шрифт, його розмір та стиль написання, кольори вмісту клітинки, спосіб вирівнювання та вигляд меж, формат даних для виділеного діапазону клітинок можна за допомогою відповідних кнопок панелі інструментів Форматування. Встановити формат виділених кліти¬нок можна також за допомогою засобів автоформатування Excel, вико¬навши команду Формат/Автоформат і у діалоговому вікні, що відкри¬ється (мал.17), вибрати готовий шаблон форматування.

мал.17

Бази даних в Excel. Створення списків. Використання форм

База даних в Excel - це по¬слідовний набір рядків з однаковою структурою інформації у стовпцях. Такі рядки можна вважати записами бази даних. Кожен із стовпців, який використовують для зберігання даних, розглядають як поле даних, тобто окремий складовий елемент запису. Отже, певна ділянка суміжних клі¬тинок електронної таблиці може бути базою даних, що містить до 65536 записів (перший рядок електронної таблиці відводять для назв полів), ко¬жен з яких може мати не більше 256 полів. Для більшості практичних за¬стосувань такі розміри бази даних є цілком достатніми.
Розглянемо процес створення та роботу з базою даних на прикладі інформації про працівників коледжу. Нехай кожен запис про працівни¬ка складається з таких полів: Прізвище, Ім’я, По батькові, Посада, Оклад. Назви цих полів вводять в клітинки першого рядка таблиці. В на¬ступні рядки уводять інформацію про працівників (мал.18).

мал.18

Щоб запобігти помилковому введенню даних, за допомогою команди Данные/Проверка визначають параметри контролю для виділених кліти¬нок або діапазонів (мал.19).
мал.19

Водночас є інший, зручніший, спосіб введення інформації в базу да¬них - форма. Форму даних викликають командою меню Данные/Форма. Вона має вигляд діалогового вікна, де кожен запис бази даних наведений у вигляді списку поіменованих полів (мал.20).
мал.20
Форма даних дає змогу додавати нові та вилучати активні записи, зручно та наочно коригувати наявні дані. Переміщатися за записами бази можна за допомогою верти¬кальної смуги прокрутки, а для переходу до потрібного поля, крім мишки, використовують клавішу Tab. Натиснувши на кнопку Критерии, можна задати критерії відбору записів за значеннями конкретних полів або заданими умовами з використанням операцій порівняння =, <, >, <=, >=, <>) (мал.21). Після цього кнопки Назад та Далее відо¬бражатимуть лише ті записи, які за¬довольняють вказаному критерію (вийти з цього режиму можна, на¬тиснувши на кнопку Правка).
мал.21

Використання фільтра
Потрібну інформацію в ба¬зі зручно шукати за допомогою фільтрів. Виконання команди Данные/Фильтр/Автофильтр пере¬творює рядок назв полів у набір списків, що містять усі наявні зна¬чення кожного з полів бази даних.
Відкриваючи ці списки і відмічаючи потрібні значення, легко вибрати, наприклад, серед усіх працівників підприємства – викладачів, з конкретним окладом, посадою тощо. Вибравши у спис¬ку Условие можна задати будь-який критерій відбору даних із табли¬ці (мал.22).

мал.22
Для повернення у режим звичайного відображення таблиці треба ви¬конати ту саму команду, якою був увімкнений режим автофільтра.

Сортування даних
Excel також дає змогу швидко сортувати записи бази даних, викорис-товуючи не більше трьох критеріїв одночасно. Командою меню Данные/Сортировка викликають відповідне діалогове вікно (мал.23), де зазна-чають поля бази даних, за якими послідовно (від верхнього до нижньо¬го) виконуватиметься сортування за зростанням чи спаданням.
мал.23

Використання команди Підсумки
Використання команди Данные/Итоги допомагає впорядкувати спи¬сок шляхом групування записів з виведенням проміжних результатів, се¬редніх значень та іншої допоміжної інформації. Дана команда дозволяє виводити результуючу суму в верхній або нижній частині списку і полег¬шує підсумовування числових стовпців. Список відображається у вигляді структури, що дозволяє згортати і розгортати окремі розділи.
Розглянемо роботу команди Итоги на прикладі даних про оклади викладачів (мал.24).
мал.24

Включення проміжних підсумків у список здійснюється так:
1. Список доцільно відсортувати за полем, що містить групи. Наприклад, за місяцем, прізвищем тощо.
2. Виконати команду Данные/Итоги. Відкриється діалогове вікно Про-межуточные итоги (мал.25).
мал.25

3. Вибрати зі списку При каждом изменении в групу, для якої визначаються проміжні підсумки.
4. Вибрати зі списку Операция одну з функцій (наприклад, Сума - додавання чисел у групі, Кількість - підрахунок кількості заповне¬них клітинок у групі, Середнє - середнє арифметичне чисел у групі, Максимум - визначення найбільшого числа у групі, Мінімум - ви¬значення найменшого числа у групі, Добуток - добуток чисел у гру¬пі).
5. Вибрати зі списку Добавить итоги по стовпці для розрахунку про-міжних підсумків. Для вибору стовпця необхідно поставити відмітку проти його назви.
Структура списку після виконання команди Итоги (мал.26) до¬зволяє переглядати різні частини списку з допомогою кнопок, розміще¬них в лівому полі аркуша.
мал.26

Кнопки у верхній частині поля, визначають кількість рівнів даних що відображаються і використовуються для виконання таких дій:
1 - Вивести тільки загальний підсумок;
2 - Вивести тільки загальний підсумок і проміжні підсумки;
3 - Вивести всі дані.
Кнопки з позначками (+) і (-) призначені для розгортання і згортання окремих груп.
Зведені таблиці

Найбільш потужним засобом обробки даних в Excel є команда Зведена таблиця. В результаті її виконання створюється нова таблиця. Зведені таб¬лиці надають користувачу можливості:
- представити інформацію із традиційних списків у більш зручному ви¬гляді;
- для побудові зведених таблиць використати запити до баз даних або інших джерел зовнішніх даних.
Зведена таблиця - це плоска або об'ємна прямокутна таблиця котра дає можливість виконати складний аналіз великих масивів даних. В такій таблиці поряд із звичай¬ними списками можуть використовуватися дані з іншої зведеної таблиці, а також запити до зовнішніх даних. Для підсумкових розрахунків можна вибирати потрібну функцію зведення, або інший метод обчислення.
Обчислення здійснюють для одного, або декількох полів вихідного списку, визначених як поля даних. Інші поля вихідного списку можуть бути використані для групування даних в рядках і стовпцях зведеної таблиці.
Після виконання команди Данные/Сводная таблица відкривається діалого¬ве вікно майстра зведених таблиць і діаграм (мал.27), котре складається з трьох кроків.
мал.27

Створимо зведену таблицю використовуючи дані окладів працівників коледжу за три місяці.
На першому кроці потрібно вибрати тип джерела даних. На другому кроці потрібно вказати діапазон даних (мал.28).
мал.28

На третьому кроці (мал.29) визначається місце розташування зведе¬ної таблиці, її структура (опція Макет) та параметри (опція Параметры).
мал.29

Структуру зведеної таблиці задають перетягуванням кнопок з назва¬ми полів в області Строка, Столбец, Страница, Данные (мал.30).
мал.30
Вибравши опцію Параметры, можна замінити деякі параметри зведе¬ної таблиці.
Результатом таких дій буде зведена таблиця трьохмісячного окладу працівників коледжу (мал.31).
мал.31

Робота з об’єктами
Ехсеl дозволяє вставити в робочий лист об’єкти, створені іншими програмами (документи Word, малюнки графічного редактора Раіпt та ін.). Для вставки такого об’єкта слід запустити програму, яка працює з цим об’єктом. Це можна зробити як із середовища Windows-95, так і з середовища Ехсеl. Для запуску програми з середовища Ехсеl слід виконати команду Вставка/Объект. При цьому відкривається вікно Вставка объекта. Вкладинка Создание цього вікна дозволяє вибрати тип об’єкта. Після вибору типу запускається відповідна програма, яка працює з об’єктом вибрано¬го типу. Програма, запущена в середовищі Windows, може переслати об’єкт у буфер обміну або записати його у файл. Для вставки об’єкта з буфера обміну слід виконати команду Правка/ Вставить.
Вкладинка Создание из файла вікна діалогу Вставка объекта дозволяє вказати файл, в якому знаходиться об’єкт, що вставляється. При вставці графіки з графічного файла зручніше користуватись командою Вставка/Ри¬сунок. У вікні Вставка рисунка, яке при цьому відкривається, можна вказати графічний файл, а в полі Рисунок вікна — бачити сам малюнок, який міститься у файлі.
В Ехсеl є панель інструментів Рисование, за допомогою якої можна створювати нескладні малюнки.
Для виділення об’єкта слід клацнути по ньому мишею. Виділений об’єкт можна перемістити, вилучити, очистити, скопіювати так само, як і виділений діапазон чарунок. Якщо об’єкт розміщено на листі, то для запуску програми, яка працює з ним, слід двічі клацнути мишею над об’єктом.

Побудова та редагування діаграм
Можливості табличного процесора були б неповними, якби вони об-межувалися здатністю швидко виконувати великі обсяги обчислень. У ба¬гатьох випадках зображення даних у вигляді діаграм або графіків дає змогу ефективніше проаналізувати підготовлені таблиці та виконані розрахунки.
Для створення діаграми потрібно мати хоча б одну послідовність даних певного (числового) типу. Більшість діаграм мають дві осі: горизонтальну X та вертикальну Y.
Для побудови діаграми на активному листі слід виконати команду Вставка/Диаграмма. На екрані з’явиться вікно діалогу Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы (мал.32).

мал.32

У вкладинці Стандартные в полі Тип потрібно вибрати одну із 14 різних типів діаграм. В полі Вид цієї ж вкладинки слід вибрати вид діаграми даного типу. Після вибору слід натиснути кнопку Далее. На екрані з’явиться вікно діалогу Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы (мал.33).

мал.33

У полі Диапазон цього вікна слід задати діапазон клітинок, значення яких використовуються для побудови діаграм. Якщо перед викликом майстра було виділено діапазон клітинок, то в полі Диапазон будуть відображені координати цього діапазону. Після виділення діапазону слід натиснути кнопку Далее і на екран виведеться вікно діалогу Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы (мал.34).
мал.34

Це вікно діалогу дозволяє включати в діаграму легенду, встановити назву діаграми, назви осей Х та У. Після натискування кнопки Далее цього вікна на екрані з’явиться вікно діалогу Мастер диаграмм (шаг 4 из 4): размещение диаграммы (мал.35).
мал.35
Це вікно діалогу дозволяє помістити діаграму на окремому листку або на тому, який відкритий. Після натискання кнопки Готово цього вікна діаграма переноситься на лист (мал.36).

мал.36
На кожному кроці роботи майстра можна повернутися на крок назад (кнопка Назад) або припинити побудову діаграми (кнопка Отмена).

Редагування діаграм
Ехсеl має засоби для редагування елементів побудо¬ваних діаграм. Для редагування діаграм цей елемент необхідно виділити. Для виділення елемента діаграми слід активізувати діаграму, клацнувши мишею по полю діаграми, а потім клацнути по елементу. Переміщуватись між елемен¬тами діаграми можна також за допомогою клавіш керування курсору.
Виділені елементи можна редагувати (переміщувати, міняти розміри, вилучати, форматувати). Список операцій редагування індивідуальний для кожного елемента діаграми. Для редагування виділеного елемента діаграми зручно користуватись контекстним меню, яке викликається натискуванням правої кнопки миші. Це меню містить ті операції, які доступні для виділеного елемента (мал.37).
мал.37